De invoering van de WKR in zeven stappen

Van inventariseren tot controleren

Als het gaat om de werkkostenregeling, is AFAS ervaringsdeskundige. In 2012 stapte het softwarebedrijf al over. Marco Pijnappel, manager controlling van AFAS, geeft een toelichting op de invoering waar andere organisaties hun voordeel mee kunnen doen. Lees hoe u in zeven stappen WKR-proof bent.

1. Inventariseren

Kijk welke regelingen uw organisatie al heeft. Wat staat er bij de looncomponenten in de cao? Overleg met medewerkers van PZ, financiën en de OR om erachter te komen wat uw organisatie doet voor het personeel.

2. Rekenen

De vrije ruimte is 1,2%. Alles wat u verstrekt aan uw medewerkers moet binnen deze ruimte vallen. Dus tel de bedragen op van kerstpakketten, personeelsuitjes, gratificaties, paaseitjes en kadobonnen  bij huwelijk, verjaardagen of jubilea. En let op bij bijzondere zaken, zoals theaterkaartjes die voor u als organisatie wellicht gratis zijn, maar die als cadeautjes wel op geld waardeerbaar zijn.

3. Benut kansen

Dat u kansen ziet aan de nieuwe WKR, is mooi. Maar benut ze ook. Want dit is de uitgelezen gelegenheid om zaken anders te organiseren dan u altijd deed. Kijk eens of u afscheid kunt nemen van regelingen die oneigenlijk gebruikt worden. Of waar maar weinig mensen aan deelnemen. Is een fiets eigenlijk een lust of een last?

Benut vooral ook de kans om de administratie van alles wat met de WKR samenhangt digitaal te gaan doen, in AFAS. In plaats van door ordners vol met bonnetjes. Daar wordt u zelf blij van, uw medewerkers worden er blij van en ook het leven van de inspecteur bij een belastingcontrole wordt veel leuker als u met AFAS werkt.


4. Informeren

Informeer uw organisatie over de wijzigingen onder de WKR. Eerst de OR, dan de medewerkers. Laat het niet aankomen op het WIS (het wandelganginformatiesysteem).

5. Gegevens aanpassen

Pas uw personeelshandboek aan, evenals uw intranet, contracten en andere bronnen van informatie binnen de organisatie. Zorg dat daar de nieuwe regeling beschreven staat zodat medewerkers weten waar ze op mogen rekenen. Vergeet ook het arbeidscontract niet (dat is vast een standaard modelbrief), die u bijvoorbeeld verstuurt aan nieuwe medewerkers.

6. Administreren

Houd het simpel. Maak van uw grootboek een kleinboek en breng de vrije ruimte van de WKR onder bij één en hetzelfde grootboeknummer. Budgetteren wordt makkelijker op deze manier. Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen verdeelt u op andere plekken in uw administratie.

7. Controle en aangifte

Uit de cockpit komt een bepaald bedrag rollen dat u moet aangeven. In AFAS zit geen koppeling tussen de werkkosten in Financieel en wat u aan gaat geven tijdens de loonheffing. Dat is een bewuste keuze: als u inclusief btw boven de 1,2% uitkomt met de vrije ruimte, heeft dat zware financiële consequenties. Dus controleer het bedrag even goed voordat u aangifte doet.

Ben u klant van AFAS en wilt u in één dag WKR geïmplementeerd hebben binnen AFAS Profit? Dat kan! 
Meld u aan voor de bootcamp 'Grip op werkkostenregeling'. Kijk voor meer informatie op de AFAS klantportal

Publicatie datum: 21 oktober 2014 09:39