Op de website van de rijksoverheid is een document geplaatst over de BTW-verhoging van 19% naar 21%. Van een klant kreeg ik het document doorgestuurd met de vraag “Hoe gaan jullie dit doen?” Kort geleden hebben wij daarom op onze website hierover een artikel geplaatst “Geen zorgen over de BTW-verhoging”. In AFAS Software wordt alles simpel opgelost. Bij het lezen van het document van de overheid schrok ik, omdat niet het moment van de facturering maar van de dienst uitgangspunt is. In dit document wordt een aantal praktische voorbeelden beschreven. Bijvoorbeeld over de loodgieter die een jaarlijks bedrag rekent voor het onderhoud van de verwarming. Het bedrag moet nu voor de periode na 1 oktober worden gecorrigeerd. De Belastingdienst biedt de mogelijkheid om op de factuur voor 2013 het te kort gefactureerde bedrag door te berekenen, mits de aangifte in het juiste tijdvak gebeurt.
Op zich is het allemaal wel te begrijpen, echter de gevolgen zijn in administratieve zin enorm. In een moderne administratieve omgeving is de BTW een boeking die samenhangt met een proces. Het proces genereert automatisch de BTW-boekingen die leiden tot een aangifte. Er zijn geen “boekhouders” die BTW-mutaties (handmatig) doen, maar het zijn de systemen die dit automatisch voor de boekhouders doen. Door de maatregelen van de overheid wordt het proces doorbroken en ontstaat er een enorme administratieve lastendruk. Je kunt niet zomaar een procesgang doorbreken en iets tijdelijk in een andere “rubriek ” gaan vermelden. En dit gaat zeker niet “even simpel” met terugwerkende kracht.
Als AFAS hebben wij bijvoorbeeld te maken met een jaarlijkse factuur voor onderhoud, deze zou moeten worden aangepast. Het gevolg is circa 8.700 extra facturen, het merendeel met bedragen onder de € 5! Hier zit je niet op te wachten! Vooral niet omdat je ook het geld nog binnen moet zien te krijgen. Daarnaast vorderen de meeste klanten het weer terug als voorheffing: óók voor de overheid is hier weinig winst te behalen.
Er is echter nog een heel ander probleem. Bedrijven ontvangen facturen die vaak automatisch worden verwerkt. De processen die de facturen verwerken leiden tot boekingen. Stel een leverancier besluit om op de factuur van het nieuwe jaar een BTW-correctie op te nemen. Hoe moet zo’n factuur worden verwerkt? Dit kan alleen maar handmatig, omdat een stukje extra BTW niet wordt onderkend. Een BTW-boeking staat nooit op zichzelf en heeft bij bedrijven altijd een verband met een verkoop en/of een inkoop. BTW wordt daarom ook niet geboekt maar berekend en binnen een verband vastgelegd. Hierdoor zijn controles mogelijk en kan de volledigheid worden bepaald. Dit verband raken wij op deze manier kwijt. Waarom? DOM denken, meer kan ik er niet van maken. De slogan "Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker" kan wat mij betreft in de prullenbak.
De overheid kiest voor een verhoging van de BTW, daar kunnen wij niets aan doen. Maar waarom wordt het bedrijfsleven met een onnodige administratieve last opgezadeld? Er zullen miljoenen suppletiefacturen moeten worden gemaakt voor soms zeer kleine bedragen. Daarnaast leidt de verwerking ervan tot het onderbreken van de procesgang en tot een onnodige ad-hocwerkwijze die moeilijk te automatiseren is. En waarom ? Waarschijnlijk omdat de ambtenaren geen enkel inlevingsvermogen hebben in de werkwijze van bedrijven. Een diep geworteld probleem dat steeds weer de kop opsteekt. De overheid denkt niet in processen, is niet gericht op efficiënte bedrijfsvoering, ambtenaren lopen achter en creëren onnodige administratieve lasten en zijn daarom niet slim bezig.
Praten over verlaging van de administratieve lastendruk begint met het je inleven in de moderne manier van administreren en werken. Dus OPB (Ondernemingsprocesbeheer) door en met de overheid. Bij elke maatregel moet de overheid beseffen: Wat haal ik aan de hand en wat zijn de gevolgen voor het bedrijfsleven? Kan het geautomatiseerd worden zodat “processen” kunnen blijven functioneren en blijven adequate controles mogelijk?
Ons nieuwe OPB-boek komt over een paar weken uit, graag stellen wij gratis boeken beschikbaar voor onze ambtenaren… De auteurs willen dit graag combineren met een paar dagen cursus, om te voorkomen dat er nog meer van dit soort domme maatregelen komen in een tijd dat bedrijven wel wat anders te doen hebben… Tevens zijn de ambtenaren van harte welkom om te zien hoe het er in de praktijk aan toe gaat.
Door een simpele beslissing kan het echt anders, namelijk het moment van factureren als uitgangspunt nemen in plaats van het moment van prestatie. Hierdoor wordt het super eenvoudig en kunnen de automatische processen bij bedrijven gehandhaafd blijven.
Laat als overheid nu maar zien dat je administratieve lasten echt wilt verlagen!
Bedankt in ieder geval… Leuker kunnen wij het niet maken!
Piet Mars,
Lid Raad van Bestuur