"Controlling met het licht uit!"

Arnold Mars heeft het op z'n 27ste al aardig voor elkaar. Sinds begin dit jaar is hij CFO van het softwarebedrijf AFAS. Dit snelgroeiende bedrijf wist in mei nog twee Gouden Facturen in de wacht te slepen, prijzen voor voorlopers op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking en elektronisch factureren. Mars is trots, maar loopt niet naast zijn schoenen. "Deze baan is een enorme kans. Wel hard werken, want je wordt onbewust toch vergeleken met je vader."

Wie Leusden binnen rijdt, moet beamen dat AFAS een bedrijf is dat zich in de kijker speelt. Het uit donker spiegelend glas opgetrokken moderne gebouw met strakke lijnen valt direkt op. Het straalt dynamiek en transparantie uit. Eenmaal binnen wordt je aangenaam verrast door het vele licht en het kleurige, maar stijlvolle moderne interieur. Vanuit de ontvangsthal blikken de oprichters van het familiebedrijf, Piet Mars en Ton van der Veldt, je aan vanaf een groot schilderij. Bescheiden vanuit de 'coulissen', dat wel.

AFAS richt zich op de ontwikkeling, verkoop en implementatie van complete, in workflows geïntegreerde ERP-software. Dit concept blijkt zelfs te zijn doorgedrongen tot aan de ontvangst in de hal. De receptioniste is vervangen door een hightech zuil die de bezoeker fotografeert en dit kiekje vervolgens keurig doorstuurt naar degene waar men de afspraak mee heeft. Gealarmeerd door het smsje van de zuil, komt Arnold Mars mij zelf ophalen. Ontvangst van je gasten hoort tot je eigen workflow. Op zijn pc demonstreert Mars dit systeem: "Kijk, het werkt heel efficiënt, gekoppeld aan mijn agenda die ik zelf bijhoud, we hebben geen secretaresse. Uiteraard werken we hier met ons eigen ERP-systeem. Wij zijn zelf onze grootste pilot voordat een definitieve release naar de klanten plaatsvindt. Iedereen van hoog tot laag moet hier onze software kennen en ermee werken. Als iemand een idee heeft voor verbetering, weten we gelijk allemaal waar we het over hebben en hoeft het niet via allerlei managementlagen te gaan. We hebben regelmatig bijeenkomsten met alle medewerkers om onze producten te blijven verbeteren, daar hebben we intern een prachtig theater voor. Ook onze klanten nodigen wij regelmatig uit om ons van feedback te voorzien, de AFAS Open, altijd druk bezocht. Klanten waarderen het gehoord te worden. Ons doel is de workflow van de klant zo efficiënt en makkelijk mogelijk te laten verlopen met behulp van onze software. Onze kracht is interne innovaties vertalen naar klantbehoeften. Dit in combinatie met minimale overhead en korte lijnen. Daarin willen wij een voorbeeld zijn voor de BV Nederland. "

Ook figuurlijk speelt AFAS zich in de kijker want het bedrijf groeit als kool. In 1996 ontstond het bedrijf via een management buy-out uit Getronics. Binnen enkele maanden verandere de zieltogende verzelfstandigde business unit in een florerend bedrijf. Inmiddels is het personeelsbestand gegroeid van 48 naar 300 medewerkers en heeft AFAS meer dan 10.000 klanten in de Benelux, de Nederlandse Antillen en Aruba. Dat AFAS aan de weg timmert, bleek ook tijdens het Factuurcongres 2009, een initiatief van Factuurwijzer.nl, waar het bedrijf als winnaar uit de bus kwam in de categorie 'Geautomatiseerde Factuurverwerking.' Daarnaast sleepte men de Publieksprijs in de wacht.

Jong maar zelfbewust Kortom, een uitstekende uitgangspositie voor een nieuwe CFO. Het is bijzonder dat een 27-jarige deze positie al weet in te nemen. Arnold Mars is zich daar zeer van bewust. Als opvolger van zijn vader staat hij sinds 1 januari 2009 aan het financiële roer. Met opzet spreekt hij over Piet in plaats van vader, om zijn onafhankelijkheid te benadrukken. De verwachtingen waren hooggespannen. Tot nu toe gaat het Mars goed af om hieraan te voldoen. "Vooral in het begin moest ik erg mijn best doen het vertrouwen te winnen. Je bent toch 'het zoontje van de baas', hè, ook al werk ik hier al sinds 2002. Ik heb wel moeten bewijzen dat ik geschikt ben voor deze functie. Eerst ben ik begonnen op de commerciële binnendienst om de organisatie, onze producten en klanten door en door te leren kennen. Toen twee salesafdeling ineen werden geschoven, ben ik Teamleider Verkoop Binnendienst geworden. Daarbij heb ik veel geleerd op het gebied van procesmanagement. Ook het belang van goed samenwerken en de invloed van verschillende 'culturen' op een afdeling waren leerpunten. Per 1 januari 2007 werd ik Directeur Controlling & Customer Service. Je scope wordt steeds breder en je doet managementervaring op. En sinds begin dit jaar dus CFO. Ik stuur de afdeling control aan (twee fte), customer service (negen fte) en de facilitaire dienst (tien fte). Een prachtige kans om in korte tijd zo veel te leren en ervaring op te doen. Ik vind het geweldig zo'n mooi bedrijf samen met Bas te mogen leiden en uit te bouwen." Mars doelt hiermee op zijn collega Bas van der Veldt, sinds 1 januari de CEO en opvolger van Ton van der Veldt. Ook Van der Veldt is een jong toptalent: 32 jaar. "Voor AFAS is kennis van de laatste softwareontwikkelingen essentieel. Vanwege onze studies zit dat bij Bas en mij wel goed, wij zijn opgegroeid met pc's en internet. Ton en Piet vinden het daarom belangrijk te werken met jonge mensen. De gemiddelde leeftijd binnen AFAS is 31 jaar. Ton en Piet blijven uiteraard wel betrokken bij het bedrijf, ze hebben zitting in de Raad van Bestuur. Voordat wij het roer overnamen, hebben ze ons ook gecoacht, wij hebben veel van ze geleerd en hopelijk kunnen we nog lang van hun adviezen profiteren. Maar nu moeten we het zelf doen en daar gaan we voor!", lacht Mars.

Zorgt zo'n mooie carrière al op jonge leeftijd niet voor afgunst? Mars: "Ik kan me voorstellen dat mensen denken 'ja makkelijk, die komt in een gespreid bedje'. Natuurlijk krijg ik hier een unieke kans, maar alleen familielid zijn, is echt niet genoeg. Ik heb wel moeten aantonen dat ik het kan. Elke dag vechten, vooral in het begin, omdat ik onbewust toch wordt vergeleken met mijn vader. Dat legt wel een druk op je. De meeste collega's reageerden enthousiast op mijn nieuwe positie, maar van sommige heb ik echt het vertrouwen moeten winnen. En ook extern, van bijvoorbeeld accountants en mensen van de bank. Van die mannen met grijze haren, je ziet ze denken: 'zó'n jonge CFO??' Jammer dat ze je in eerste instantie toch beoordelen op leeftijd. Maar als je met een goed gefundeerd verhaal komt en ze merken dat je wél kennis van zaken hebt, ontdooien ze snel. We moeten niet zo krampachtig doen over leeftijden maar elkaar aanvullen: ouderen kunnen goed relativeren en adivseren, jongeren zijn creatief en vernieuwend, vooral op softwaregebied. Je hebt elkaar nodig."

Visie op controlling Behalve kennis van zaken heeft Mars ook een eigen visie. "Over 2008 hebben we meer dan 35 miljoen euro aan omzet gedraaid, we kennen 30 procent organische groei terwijl zestien procent was begroot en we hebben meer dan 10.000 klanten. Toch bestaat onze afdeling control maar uit twee fte. De sleutel tot dit succes is een perfect proces. Zorg dat je aan de bron alles goed vastlegt zodat je je aandacht kunt richten op procesmanagement. Binnen onze afdeling Controlling zijn boekingen en controleslagen geautomatiseerd in workflows. Facturen, zowel in- als verkoop, worden electronisch en automatisch verwerkt. Ook alle andere afdelingen zijn workflow-georiënteerd. Alles wat buiten de workflow valt, levert risico op fouten op. Uiteraard is het systeem geen doel op zich, maar het is een handig gereedschap dat je werk aanzienlijk vergemakkelijkt en veel geld kan besparen. Uitvoerend werk zou je kunnen uitbesteden maar het is vaak toch goedkoper dit te automatiseren met als voordeel dat je alle kennis en informatie in huis houdt. Controlling uitbesteden? Dat moet echt een vergissing zijn! Kijk eens kritisch naar je tijdsindeling en de inhoud van je werk en durf keuzes te maken, zou ik zeggen. Ik vind dat controllers vaak veel te operationeel bezig zijn. Een controller moet zich niet verschuilen op zijn afdeling en zich alleen met cijfertjes bezighouden maar binnen de hele organisatie zijn lijnen uitzetten. Weten wat er speelt, meedenken, kritisch naar elkaar durven zijn. En: ken je eigen product! Controlling zou in mijn optiek meer benaderd moeten worden vanuit een combinatie van IT en procesmanagement. Met software kun je een heleboel zaken automatiseren en beheren in de workflow. Medewerkers maar met name managers moeten hierop durven vertrouwen. Het voordeel is dat geautomatiseerde workflows dag en nacht door kunnen gaan, controlling met het licht uit!", lacht Mars.

Kracht van geautomatiseerde workflows "Ik ben dagelijks bezig met procesbeheer, analyseren van gegevens die de software oplevert en het direct vertalen in verbeteringen. Dat is een van de belangrijkste dingen die ik van Piet heb geleerd: zonder onderbouwing geen verbetering. Een voorbeeld van administratieve innovatie is onze pensioenanalyse. We hebben afgesproken met onze pensioenuitvoerder dat ze ons maandelijks overzichten aanleveren die wij dan inlezen in ons systeem. Er vindt een vergelijking plaats met onze eigen gegevens. De verschillen worden dan direct aangepakt. Dat levert een kostenbesparing op ten opzichte van de situatie dat je het maar een keer per jaar zou doen en dan alles moet uitzoeken. Een ander voorbeeld is ons credit managementbeleid dat wij mooi weten te verbinden met ons streven naar duurzaamheid, vastgelegd in ons MVO-beleid 'Verantwoord Verder.' Wij bieden crediteuren namelijk een aantrekkelijke betalingstermijn in ruil voor een digitale factuur. Dat bespaart een hoop papier, tijd en geld. Normaliter worden facturen nogal eens gekopieerd en gaan heen en weer tussen afdelingen. Met onze oplossing gaat dat allemaal veel sneller. Leveranciers die voortaan hun factuur per e-mail aanleveren worden na interne accordering via de standaard inkoopfactuurworkflow in de ERP-software direct betaald. In de praktijk betekent dit dat het geld binnen één week op de bankrekening van de leverancier staat. Facturen die bij ons per post binnenkomen, worden na drie weken betaald. Alle partijen profiteren dus van deze aanpak. We krijgen er dan ook veel positieve reacties op."

Ambities Welke ambities heeft Mars nog nu hij voor zijn dertigste al CFO is? "Ik heb nog ambities genoeg! Ik ben naast mijn werk nog bezig met een aanvullende studie Management, Economie en Recht. Ik ben het type er niet naar om achterover te gaan leunen of me op de borst te kloppen dat ik CFO ben. Ik ben gewoon een van de medewerkers die bijdraagt aan het succes van AFAS. Ik weet: ik sta pas aan het begin. Het is enorm spannend om met z'n allen de organisatie naar een nog hoger plan te tillen. Zodat niemand meer om AFAS heen kan."

Tijdschrift Controlling: Bianca Minkman