Bedrijfsmatig werken in het onderwijs

Elde College kiest voor pakket dat alles kan

In het onderwijs worden steeds meer eisen gesteld aan de manier waarop scholen moeten rapporteren. De regelgeving verandert regelmatig en de uitdaging voor scholen is hun meerjarenperspectief daaraan aan te passen. Een goed en flexibel softwarepakket is daarbij onontbeerlijk, ontdekte het Elde College. ‘Je wilt niet om 1 minuut voor 12 ontdekken dat je niet uitkomt met je budget.’

Het onderwijs maakt veel gebruik van administratiekantoren voor het regelen van de financiële en personele zaken. Dat was ook het geval bij het Brabantse Elde College. ‘Maar wij wilden niet langer afhankelijk zijn van een administratiekantoor’, zegt Bart van Schaaijk, hoofd Financiën en Leerlingenadministratie van het Elde. ‘Per 1 januari 2013 doen we onze administratie daarom zelf, met het ERP-pakket van AFAS. Een geïntegreerd pakket dat alles kan. Waarmee we flexibel zijn en goede rapportages en meerjarenscenario’s in eigen beheer kunnen maken. En waarmee we niet meer reactief zijn maar proactief. Ons uiteindelijke doel is dat we alleen maar aan de knoppen hoeven te draaien om te zien welke doorwerking de verandering van een paar variabelen heeft op onze toekomstige plannen. Met als resultaat dat we uitkomen met het budget dat we krijgen. We kunnen gaandeweg steeds gemakkelijker politieke beslissingen of andere ontwikkelingen doorrekenen en bepalen wat dat betekent voor bijvoorbeeld onze formatie.’

Enthousiasme

Voordat het Elde College overging tot de aanschaf van een nieuw softwarepakket, stelde de school een uitgebreid eisenpakket op. Van Schaaijk: ‘We wilden werken met één database, met één pakket voor Financieel en Personeel, en flexibel zijn in het maken van analyses en rapportages. Daarnaast wilden we processen digitaliseren en werken met workflows, dus het systeem moest voor iedereen te begrijpen zijn, ook voor medewerkers met beperkte ICT-kennis.’ Het enthousiasme van het bedrijf AFAS heeft een belangrijke rol gespeeld bij de aankoopbeslissing. ‘Veel mensen vinden software best saai, maar AFAS slaagt erin daar iets heel dynamisch van te maken. Als je bij AFAS binnenkomt, stralen ze enthousiasme uit. Het lijkt wel alsof ze allemaal iedere dag de polonaise inzetten omdat ze bij AFAS mogen werken. Je krijgt nooit te horen dat ze iets niet kunnen of willen, ze zijn oplossingsgericht.’

Voordelen

Nu het Elde anderhalf jaar werkt met AFAS, beginnen de voordelen van het pakket zich af te tekenen. Van Schaaijk: ‘We werken veel efficiënter, kopen goedkoper in en kunnen ons nu veel meer gaan richten op de kwaliteit van rapportages. Het werk is niet afgenomen door de komst van AFAS, maar de werkzaamheden veranderen wel. We hebben al onze medewerkers nog steeds nodig, maar nu om de administratieve organisatie en interne beheersing steeds beter op orde te krijgen en de kwaliteitsslag in onze dienstverlening te kunnen maken. We zijn hier allemaal om het onderwijs in goede banen te leiden. Als de ondersteuning goed is, draagt dat bij aan een positieve werksfeer en wordt het onderwijs ook beter.’

Lees de hele case met tips voor de implementatie en daarna. Meer weten over de software van AFAS voor het onderwijs.