AFAS onderstreept de kracht van digitale factuurverwerking

Het handmatig afhandelen van facturen is een omslachtig en foutgevoelig proces, waarbij menig factuur die ter accordering wordt doorgezonden, nimmer terugkeert bij de financiële administratie. Op boze toeleveranciers zit echter niemand te wachten. Niet zo vreemd dus dat elektronische factuurverwerking een steeds hogere vlucht neemt. Ook AFAS merkt dat steeds meer van haar klanten meegaan in deze ontwikkeling.

Automatisch Bij elektronische factuurverwerking worden om te beginnen alle facturen die binnenkomen gescand. Daarbij zijn verschillende systemen inmiddels zover dat de software bepaalde belangrijke informatie zoals de factuurdatum, leverancier en het bedrag volledig automatisch kan herkennen. De financieel medewerker kan vervolgens met één oogopslag zien of alles correct herkend is en de factuur belandt dan automatisch in de goedkeuringsflow. Als vervanging van het scannen denken ook steeds meer bedrijven na over het volledig elektronisch ontvangen van hun facturen in bijvoorbeeld, pdf of XML-formaat. Het grote voordeel hiervan is dat het scannen, herkennen en valideren overbodig gemaakt wordt en de factuur informatie direct elektronisch beschikbaar is. Vanaf dat moment heeft het management op elk gewenst moment met één druk op de knop een actueel overzicht van de stand van zaken. Uiteraard gaan vervolgens de gedigitaliseerde, en niet de papieren, nota's de organisatie in ter accordering. Door middel van procuratieschema's kunt u de kostenfacturen automatisch routeren ter goedkeuring. Hieraan kan dan ook een herinneringsmail gekoppeld worden indien men de factuur niet tijdig controleert. Daarnaast kan het zelfs zover gaan dat de factuur automatisch wordt gematcht met een inkooporder en bijbehorende goederenontvangsten. Daardoor is handmatige controle bij gematchte facturen overbodig.

Bron: Kluwer Financieel Management

AFAS ProfitAFAS ERP Software was de eerste ERP-leverancier die elektronische factuurverwerking in Profit Financieel toepaste. In de lijn van de visie die AFAS heeft op geïntegreerde procesoptimalisatie door inzet van hoogwaardige software, zijn de ontwikkelingen in de afgelopen jaren nog veel verder gegaan. De nieuwe versie AFAS Profit 2008, is van deze ontwikkelingen het ultieme bewijs.

Meer weten? Kom naar de AFAS gebruikersdagen in november, schrijf u snel in!