Overweel: “Al tijdens mijn sollicitatiegesprekken werd het heel duidelijk dat men niet tevreden was over het toenmalige personeelsinformatiesysteem. Naast het feit dat het een enorm duur systeem was, kon niet de juiste output worden geleverd; de rapportages waren complex samen te stellen en gaven bovendien niet altijd volledige informatie. Daarnaast kon je de rapporten alleen handmatig uitdraaien en dat kostte enorm veel tijd.”
Overweel heeft zelf met meerdere systemen gewerkt waar ze zowel positieve als negatieve ervaringen mee had. “Ik heb mijn netwerk aangeboord om te vragen met welk systeem zij werkten en in welke mate zij hierover tevreden waren. Uiteindelijk heb ik met een aantal partijen een kennismakingsgesprek gepland."
Voorafgaand aan de gesprekken had de stichting een wensen- en eisenlijst opgesteld waaraan het nieuwe systeem moest voldoen. Een greep uit de eisen: het nieuwe systeem moest vanuit de basis overzichtelijk, snelwerkend, flexibel en gebruiksvriendelijk zijn. Op het gebied van salarisadministratie wilde Stichting Kinderopvang Barendrecht de mogelijkheid hebben om de loonstrook digitaal te verzenden. Ook op het gebied van service werden er eisen gesteld: de leverancier moest goed bereikbaar zijn voor het stellen van vragen, een klantgerichte insteek hebben en willen meedenken in verbeteringen.
Overweel: “Tijdens de gesprekken met de geselecteerde softwareleveranciers, waarbij de personeelsadviseur, de personeelsmedewerker en ikzelf aanwezig waren, hebben wij sterk doorgevraagd of al de geformuleerde wensen en eisen konden worden opgenomen in het pakket. Een leverancier kon dat: AFAS Software! Wij hebben hier uiteindelijk voor gekozen, omdat het een gebruiksvriendelijk systeem is waar al onze wensen en eisen in pasten en Stefan Hoonhoud (accountmanager AFAS) met een duidelijk en eerlijk verhaal kwam over de (on-)mogelijkheden. Daarnaast was het prijskaartje voor ons erg aantrekkelijk.”
Begin april kreeg de stichting het groene licht van de Raad van Toezicht om het systeem aan te schaffen en op 4 mei is Nico Louwen (consultant AFAS) voor het eerst op bezoek geweest. Overweel: “Wij hebben ervoor gekozen om het systeem met terugwerkende kracht vanaf 01 januari 2011 te implementeren. Dit betekende een enorme hoeveelheid werk voor de afdeling, maar het is gelukt. Met behulp van Nico en Benno zijn wij met de salarisronde van juli overgestapt naar AFAS. Doordat wij de salarisrondes van januari tot en met juni dubbel hadden gedraaid, liepen wij met deze salarisronde gelukkig tegen weinig problemen aan.”
De stichting gaat nu de komende maanden het systeem verder 'leren kennen' en medio volgend jaar een verdere verdiepingsslag maken om nog meer rendement uit het systeem te behalen. Annemarie Overweel: “Al met al zijn het drie zeer intensieve maanden geweest voor de stichting, waarin een enorme hoeveelheid werk is verzet, maar het resultaat mag er zeker zijn!”
Voor meer informatie ga naar afas.nl/zorg.