De naam zegt eigenlijk alles bij YoungCapital. De recruitmentspecialist focust zich op het maken van goede matches tussen jongeren en bedrijven. YoungCapital gelooft in de kracht van jongeren, en helpt ze actief een plekje te veroveren op de arbeidsmarkt. Door ze aan een (bij)baan te helpen, én door ze verder te helpen met trainingen, traineeships en studies.
Uitzendbranche
1300
Hoofddorp
7 augustus 2017
ERP-software
Interview met:
Ineke Kooistra (CEO)
Jenneke Wijma (Head of IT Process & Support)
Marissa Riemens (Project Coördinator)
Wat in 2000 begon als een vacaturesite voor studentenbaantjes, werd al snel een uitzendbureau en groeide vervolgens in rap tempo uit tot de recruiter met de grootste jongerendatabase van Europa. ‘Al bijna twintig jaar zijn wij de schakel tussen jongeren en bedrijven’, zegt Ineke Kooistra, CEO van YoungCapital. ‘De afgelopen tijd was de groei van YoungCapital explosief. Zo gingen we in drie jaar tijd van 500 naar 1.300 medewerkers. We hebben inmiddels meer dan zes miljoen kandidaten. En elke dag zijn daar dik 16.000 van aan het werk, in bijna 2.000 verschillende functies.’
Energiek, optimistisch en enorm gedreven
Met een gemiddelde leeftijd van 28 jaar is YoungCapital zelf het levende bewijs van wat jongeren kunnen bereiken. ‘Wij zijn energiek, optimistisch en enorm gedreven om het vandaag beter te doen dan gisteren’, geeft Jenneke Wijma, Head of IT Process & Support aan.
‘We zijn fan van leren in de praktijk en durven ook fouten te maken. Daar leer je tenslotte het meeste van. Bovendien hebben we veel plezier in wat we doen.’
Die snelle groei van de recruitmentspecialist is onder andere het resultaat van de manier van werken, volgens programma- en projectmanager Marissa Riemens: ‘We zijn eigenlijk een groot bedrijf dat gerund wordt als een start-up. Met heel veel energie, veel vernieuwingsdrang en een flinke portie lef. Dat betekent ook dat we soms een risico nemen met het doel om vooruitgang te boeken. Wijma: ‘Dan gaat er ook wel eens iets mis natuurlijk. We accepteren dat dat er af en toe bij hoort zolang we er maar van leren. Alles volgens het motto: fail fast, learn fast, improve fast.’
Bij groeien hoort groeipijn. Ook als het om software en administratie gaat. Wijma: ‘We hebben best een groot development-team, dus konden heel lang zélf de systemen ontwerpen en bouwen waar we prettig mee werkten. Maar uiteindelijk merkten we ook dat het onderhoud van die systemen steeds meer tijd en energie kostte. En die tijd en energie steken we liever in innovatie.’
Wijma: ‘In 2017 besloten we dat we in zee wilden met een solide partij, die de basis voor al onze administratieve systemen zou leveren. De grote vraag was alleen: wie dan? De uitzendbranche, en zéker de software voor de uitzendbranche, vraagt om heel specifieke kennis. De basis is nou eenmaal anders dan in de meeste andere sectoren. Zo verlonen wij niet per maand, maar per week of per vier weken. En hebben we een bijzondere cao: de ketenregeling voor tijdelijke contracten bestaat bijvoorbeeld niet en de manier waarop bijvoorbeeld vakantiedagen opgebouwd en uitgekeerd worden, is heel anders. We zochten een partij die onze ambitie om te innoveren deelde en met een frisse blik kon kijken naar alle uitzendprocessen en die vonden we in AFAS.'
Optimalisatie van het totale proces
Riemens: ‘Dit project had een enorme impact op de ruggengraat van onze organisatie. Het gesprek met AFAS is het hele jaar daarom ook gericht geweest op het optimaliseren van het totale proces: van het aanmaken van een plaatsing tot aan de verloning, de factuur en de rapportages. In veel organisaties is de maandelijkse verloning iets om tegenop te kijken – hier verwerken we iedere week ruim 27.000 declaraties voor onze kandidaten. Het is voor ons dan ook heel belangrijk dat het een solide machine zou gaan worden die ook de enorme groei, die wij als organisatie doormaken, aankan.'
Goed, er zijn natuurlijk meer uitzendbureaus. En die hebben met dezelfde uitdagingen te maken. Het is een grote markt – dan is er toch ook wel een softwareleverancier die het wiel al uitgevonden heeft? Wijma: ‘Nou, eigenlijk niet nee. Dat was ook precies waarom we zolang alles zelf ontwikkelden: er was niets wat volledig aan onze eisen voldeed. Daarom was uiteindelijk de keuze voor een club die nog niet heel groot was in onze branche heel interessant. We konden hierdoor samen met AFAS nadenken over de juiste oplossingen voor uitdagingen in de branche en hierbij putten uit onze eigen ervaringen. In zee gaan met een partij die een product had wat nog niet af was, is natuurlijk een spannendere keuze dan kiezen voor de standaard, maar dat past ook wel weer bij ons als bedrijf. Riemens: ‘Met AFAS vonden we uiteindelijk een match op dna. Qua kennis vulden we elkaar prima aan, maar ook op gretigheid, vertrouwen en de wens om dit sámen aan te pakken.’
Halverwege 2017 werd de samenwerking tussen YoungCapital en AFAS beklonken. In het derde kwartaal van dat jaar waagde YoungCapital de sprong door het overzetten van twee bv’s waar met maandverloning gewerkt wordt én de hele financiële afdeling. Riemens: ‘Dat was heel spannend en heel ambitieus. Het ging ook niet vlekkeloos. Maar zo maakten we wel meteen kennis met het systeem van AFAS en de mensen met wie we intensief zouden gaan samenwerken.’
Wijma: ‘Omdat we samen iets heel nieuws wilden ontwikkelen, werkten we een jaar lang heel intensief samen met AFAS. De kern van ons projectteam bestond uit zo’n 20 mensen, en bij AFAS waren het er ook een stuk of 10. We begonnen met diepgaande gesprekken over de uitzendbranche en onze eigen organisatie. Dat was een kwestie van heel veel kennis delen en AFAS meenemen in onze dromen, terwijl er ook al volop gebouwd werd aan nieuwe functionaliteit. In april konden we voor het eerst testen, en daarna werd de samenwerking nog intensiever.'
'Ik had het thuis op een gegeven moment zelfs over mijn collega’s als ik sprak over de mensen van AFAS waar we nauw mee samenwerkten. Niet gek natuurlijk, want iedere dag waren de mensen van AFAS bij ons, en wij waren ook iedere week wel drie of vier dagen bij de ontwikkelaars van AFAS in Leusden. We zaten letterlijk samen aan de tekentafel.’
In het hele ontwikkelproces waren evaluatiemomenten ingebouwd. Riemens: ‘In september 2018 hakten we definitief de knoop door dat we 31 december live wilden. Toen moest er nog enorm veel gebeuren. We hebben nooit gedacht: we stoppen ermee. Maar hadden het vertrouwen dat het goed zou komen.’ Wijma: ‘Dat vertrouwen was ook wel nodig. We namen in september dat besluit, terwijl we wisten dat we in de laatste week van het jaar pas de laatste release van Profit zouden krijgen. Maar we durfden het aan omdat we tot dan toe alle issues die we tegenkwamen, samen met AFAS hadden opgelost.
’s Nachts en in het weekend
Vanaf september werd het daardoor pas écht druk. Riemens: ‘Je kunt nog zulke mooie planningen maken, de praktijk is altijd anders. Uiteindelijk hebben we, sámen met de mensen van AFAS, heel wat weekenden en nachten keihard doorgewerkt. Dat geeft wel aan dat het een bijzonder partnerschap is. Na al die maanden wisten we ook van elkaar: het maakt niet uit wat we tegenkomen, of bij wie de oorzaak van een probleem ligt - we lossen het samen op. Dat is goud waard.’
Op 31 december ging het nieuwe systeem live. Wijma: ‘Natuurlijk zaten er nog kinderziektes in. En natuurlijk waren er afdelingen die tegen uitdagingen aanliepen. Dit project raakt de hele business. Van inschrijven tot factureren, en van verlonen tot rapporteren. Voor iedere functie, iedere afdeling is er iets veranderd. Dus ja, vooral het begin was hobbelig en er waren ook wel baalmomenten. Tegelijkertijd zien we dat we in korte tijd al heel veel processen strak hebben kunnen trekken. En dat blijven we doen, met een sterk team van beheerders en de hulp van AFAS.
Riemens: ‘Na een jaar keihard werken, kunnen we zeggen dat de basis staat.
Een aantal processen in bijvoorbeeld de verloning gaan al sneller dan voorheen, en de echte winst moet nog komen. Dit is een project en samenwerking voor de lange termijn. Daar zit voor ons ook de meerwaarde in. Het zorgt ervoor dat we ons veel meer en beter kunnen focussen op onze interne innovaties.
De software van AFAS vervangt zes verschillende systemen. En het onderhoud van de software ligt niet meer bij ons.
Dit jaar is een overgangsjaar, waarin we meer grip krijgen op onze werkprocessen. Waarbij we deze steeds beter leren integreren, inrichten en afstemmen op het systeem. Hier willen we ook in blijven ontwikkelen en innoveren, samen met AFAS!'
Automatiseer net als YoungCapital en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |