André Vos en Camiel Honselaar vormen de directie van HSB Bouw. Ze zijn samen ook eigenaar van het bedrijf dat twaalf jaar geleden startte met de HR-software van AFAS. Dat bleek in de praktijk een prima keuze. Sinds ruim vier jaar zijn daarom ook onderdelen zoals Financieel, Projecten, Ordermanagement, InSite en OutSite in gebruik genomen. Het Volendamse bouwbedrijf was voor AFAS zelfs de launching partner voor de ontwikkeling van de bouwmodule. “Destijds was AFAS nog niet zo goed thuis in de bouwwereld”, zegt Vos. “Wij hebben geholpen bij de ontwikkeling van de bouwsoftware. Dat gaat trouwens tot op de dag van vandaag door, want we zien altijd wel weer mogelijkheden voor verdere verbeteringen.”
De data in AFAS Software biedt de directie van HSB meer inzicht in de bedrijfsprocessen. “Daardoor kunnen wij betere beslissingen nemen”, zegt Honselaar. “We kunnen onze projecten beter bewaken en proactief bijsturen als dat nodig is.” Ingewikkeld hoeft de gedigitaliseerde informatie volgens Vos niet te zijn. “Het kan ook gaan over simpele dingen zoals verkoopstanden van woningen die wij via cockpits kunnen raadplegen. Maar het leuke is dat die simpele data allemaal in het systeem bij elkaar komen. Daar kunnen wij patronen in ontdekken. Bijvoorbeeld dat bij bepaalde typen woningen de kopers een voorkeur hebben voor die en die extra’s. Die kunnen wij dan zelf actief gaan aanbieden.”
Volgens Vos ziet hij de bedrijfsprocessen sinds HSB met de ERP-oplossing werkt wezenlijke veranderingen doormaken. Het inkoop- en facturatieproces is bijvoorbeeld een stuk strakker ingericht. Het aantal rollen en functies is sterk teruggebracht en het hele proces is uiteraard volledig papierloos. Vos: “Voorheen werden er allerlei mappen van loket naar loket gestuurd zodat meerdere medewerkers hun paraaf konden zetten. Dat hoeft nu niet meer. Alleen de projectleider geeft nog zijn akkoord en dan komt het voor de finale goedkeuring bij ons. Daarbij krijgen we hulp van het systeem zelf dat controleert op afwijkingen. Het werkt allemaal veel efficiënter en de doorlooptijd van dit soort activiteiten is met digitaal ondertekenen aanzienlijk teruggebracht. We hebben dus veel minder papieren documenten in het bedrijf. Op sommige afdelingen is letterlijk fors meer ruimte ontstaan omdat we archiefkasten de deur hebben uitgedaan.”
Bijna alle afdelingen van HSB werken inmiddels met InSite. Zo is laatst de timmerfabriek overgestapt van papier naar de iPad. Ieder ochtend zien medewerkers daarop welke taken er voor hen klaar staan. Ook de AFAS Pocket app is min of meer ingeburgerd in de bouwonderneming. Vos: “Wie gaat zo’n app nou gebruiken, vroegen wij ons in het begin af. Nou, iedereen dus, zo blijkt in de praktijk. Als er via InSite wordt gemeld dat een bepaalde collega een jubileum viert, zijn het niet zelden de timmerlieden die als eerste een felicitatie insturen.”
Werken met AFAS beperkt zich in principe niet uitsluitend tot de interne organisatie, legt Vos uit. “We willen toeleveranciers en onderaannemers meenemen in onze manier van werken. Met hen proberen we vaste patronen in te slijpen. Als het gaat om het indienen van offertes willen wij dat graag via een projectportaal in AFAS laten verlopen. Dan is de boodschap aan toeleveranciers: je doet mee op onze manier, of anders niet.”
HSB heeft via OutSite een portaal ingericht waar het kopersbegeleiding biedt. Klanten kunnen daar bijvoorbeeld hun wensen voor meerwerk aangeven. Daarnaast heeft het bedrijf de materieeldienst intern gekoppeld aan de ERP-software. De materieeldienst is een eigen verhuurbedrijf voor bouwmaterialen zoals steigers. Externe koppelingen zijn er ook, onder andere met een calculatieprogramma en, van meer recente datum, met het al genoemde Docstream. Het applicatiebeheer wordt in eigen huis uitgevoerd door drie collega’s waarvan er een het traineeship Succesbeheer heeft gedaan.
Standaardisering is voor HSB een belangrijk speerpunt. Het liefst zou men bouwen in sjablonen, zoals men dat in vroeger dagen gewend was in Oost-Duitsland te doen. “In Nederland kan dat natuurlijk niet”, zegt Honselaar. “Iedereen wil een uniek bouwproject dat aansluit bij de eigen identiteit. Maar je kunt sommige componenten in het bouwproces natuurlijk wel standaardiseren. Het liefst zouden we onze output vereenvoudigen zoals de auto-industrie dat doet. Dat een koper een aantal opties aanvinkt en het eindproduct vanzelf van de lopende band rolt.”
Benieuwd naar het hele klantverhaal van HSB Bouw?