De implementatie vereiste doorzettingsvermogen, maar nu ervaart de gemeente Zeist de grote voordelen van werken met AFAS. Minder administratieve lasten, één werkwijze voor alle medewerkers en betere kwaliteit van data: het is slechts een greep uit de procesverbeteringen. Zeist gaat door met optimaliseren, want er is nog meer te winnen.
Gemeente
400 medewerkers (725 registraties)
Zeist
2021
HRM & Payroll
Interview met:
Liane van der Mispel (Bedrijfskundig adviseur)
Marloes Mol Lous (HR-medewerker)
Zonder tegenslag geen succes. Die spreuk is zeker van toepassing op de weg die de P&O-afdeling van de gemeente Zeist heeft afgelegd met AFAS. De implementatie van het nieuwe HRM- en payroll-systeem was in 2022 een proces van vallen en opstaan. Al die verschillende regelingen in gemeenteland, al die excel-bestanden die nodig waren voor de migratie, al die voortschrijdende inzichten: het was een enorme klus.
Maar met een oplossingsgerichte mindset is er door alle partijen veel geleerd én voor elkaar gebokst. En kijk nu: AFAS is niet meer weg te denken uit de organisatie van de gemeente Zeist. Er zijn zoveel administratieve HR-processen geautomatiseerd en daardoor gestroomlijnd, dat het bijna niet meer voor te stellen is hoe omslachtig het vroeger ging. Medewerkers van de gemeente Zeist hebben die veranderingen dan ook vanaf dag één omarmd.
‘Wat ons geholpen heeft, is dat we in één keer alle processen hebben omgegooid’, vertelt Liane van der Mispel, projectleider van de implementatie van AFAS bij de gemeente Zeist. ‘Ons uitgangspunt daarbij was: we volgen de standaard van AFAS. De organisatie moet zich aanpassen, niet het systeem. Dat werkt heel goed. We hebben daardoor niet ervaren dat medewerkers hun hakken in het zand zetten. We hebben veel uitgelegd, waardoor de adoptie van het nieuwe systeem goed is verlopen.’
‘De voordelen zijn duidelijk, want er gaan nu veel administratieve processen automatisch’, vult Marloes Mol Lous aan. Ze geeft een voorbeeld. ‘Neem een salariswijziging. De afdeling personeelszaken maakte daar voorheen een documentje voor aan, stuurde dat naar de teamleider voor akkoord, dan ging het weer terug naar personeelszaken voor een handtekening, dan moest het ook nog naar de medewerker voor een handtekening en ging het uiteindelijk in een mapje. Superlang verhaal en een langdurig proces. Vergat iemand te tekenen? Dan moest je daar weer achteraan. Dat behoort gelukkig tot de verleden tijd.’
Ander mooi voorbeeld: het geautomatiseerde proces rond de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Marloes: ‘Er gaat vooraf een automatisch bericht naar de medewerker om diegene te verwelkomen en de medewerker zelf weet precies wat hij of zij digitaal moet aanleveren. Dat maakt het proces efficiënt en minder foutgevoelig.’
Liane rekent voor dat de administratieve lasten voor de P&O-organisatie van de gemeente Zeist zeker gehalveerd zijn sinds de komst van het nieuwe systeem. Daarnaast kan het team alle belangrijke zaken monitoren. ‘Waar bevinden documenten zich en bij wie liggen welke taken? Dat is altijd in een klik duidelijk. Dat is een verademing ten opzichte van hoe we het hiervoor deden. Toen moesten we de mailbox bijhouden om te kijken welke taken uitgestuurd waren en erachteraan als iets nog niet was teruggekomen.’
Nog een welkome verandering: dankzij het nieuwe systeem hebben medewerkers altijd toegang tot hun dossier. De tijd dat functioneel beheer van de gemeente Zeist tal van vragen moest beantwoorden, is voorbij. Marloes: ‘Nu hebben we functioneel beheer uitbesteed aan een AFAS-expert, die ons helpt bij de ontwikkeling van het systeem. Deze specialist loopt samen met ons alle workflows nog eens na en we kijken samen wat we nog meer kunnen automatiseren. Functioneel beheer is dus helemaal verankerd binnen onze organisatie.’
Terwijl de administratieve lasten sterk zijn verminderd, is het inzicht in processen en data juist toegenomen. Het zijn de meest significante veranderingen die de gemeente Zeist ervaart sinds ze met AFAS werkt. ‘We hebben meer inzicht in verlof, verzuim, formatie en bezetting’, zegt Liane. ‘Waarom gaan mensen uit dienst? Ook dat kunnen we nu beter vastleggen. Net als ontwikkelgesprekken. Dat is belangrijk met het oog op de huidige arbeidsmarkt. Binden is immers het nieuwe werven. Daar zijn we zeker nog niet klaar mee, maar we hebben wel beginnetjes gemaakt waarmee we verder kunnen. Voorheen hadden we alles in een mapje op de netwerkschijf staan en beschikten we niet over een digitaal personeelsdossier. Nu we dat wel hebben bouwen we veel meer informatie op. Daardoor kunnen we steeds datagerichter werken en dat is precies wat we willen. We zijn nu bezig om zelf rapportages te maken, al is dat een uitdaging omdat het in gemeenteland om veel specifieke informatie gaat.’
Inzicht kan ook leiden tot kostenefficiëntie, bijvoorbeeld als het gaat om het aantal externe medewerkers. De koppeling van het systeem van AFAS met Flextender helpt daarbij. De gemeente Zeist huurt namelijk alle externen in via dat platform. Marloes: ‘Door de koppeling met AFAS ziet de teammanager in een oogopslag wie onze externe medewerkers zijn, wat het uurtarief is van de externe medewerker en wat de einddatum van de samenwerking is. Er is één portaal dat overzicht en inzicht biedt. Dat werkt overkoepelend, ook voor HR. Dit wordt steeds belangrijker, want het aantal mutaties is groot. Als we op de oude manier waren verdergegaan hadden we veel meer informatie handmatig moeten verwerken.’
Over succesvolle koppelingen gesproken: ook de koppeling met de arbodienst werpt zijn vruchten af. ‘Dat scheelt ons werk’, vertelt Marloes. ‘Vroeger moesten we zelf bellen met de vraag of een medewerker bij de bedrijfsarts kon komen. Dat wordt nu allemaal in het systeem geregeld. Of neem de Zeist Academie, ons online leerportaal voor ontwikkeling van medewerkers. Als we een nieuwe medewerker aanmaken in het systeem, is hij automatisch gebruiker van onze academie. De systemen praten met elkaar, dat is heel handig.’
Naast meer inzicht is de kwaliteit van data toegenomen. Beide ontwikkelingen dragen bij aan een hogere mate van nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de HR- en salarisgegevens binnen de P&O-organisatie van de gemeente Zeist. Dat is een flinke verbeterslag, stelt Liane. ‘Een manager ziet het meteen als er iets niet klopt. En een medewerker ook, omdat hij of zij inzicht heeft in het personeelsdossier. Er is ook één lijn in de werkwijze. Waar je vroeger je eigen ding kon doen, is dat nu niet meer mogelijk. Ook de accountant is blij. Alle nodige informatie wordt automatisch gegenereerd in het systeem, waar we voorheen bijvoorbeeld het aantal gemaakte kilometers moesten overtypen. De foutgevoeligheid is daardoor afgenomen.’
Het nieuwe systeem moet de gemeente Zeist ook helpen om aan de archiefwet te voldoen, al is dat nog wel een zoektocht. Het vereist veel werk om dat zo goed mogelijk in te regelen in het systeem, volgens de normen die er voor gemeenten bestaan om te archiveren. ‘Voor AFAS is er op dit gebied nog winst te boeken. Het is voor ons in elk geval een voordeel dat we personeelsdossiers niet meer handmatig hoeven op te schonen. Dat gebeurt nu met een klik op de knop. Dat is een grote tijdsbesparing.’
Anderhalf jaar na de start van de implementatie van de AFAS-software werken medewerkers er naar tevredenheid mee. Wellicht de belangrijkste graadmeter: er komen nauwelijks vragen over het systeem binnen. ‘Dat is het grootste compliment. Er zat na de implementatie een heel team klaar voor vragen, maar die kwamen niet. Nieuwe software kan ervoor zorgen dat mensen in protest komen en weerstand bieden, maar dat is in onze organisatie minimaal geweest.’
Medewerkers ervaren vooral meer gebruikersgemak. ‘Ze zijn blij dat ze zelf dingen kunnen regelen. Dat maakt hun werk makkelijker en er is minder afstand. Ze hoeven niet met personeelszaken te bellen of te mailen, maar kunnen zaken zelf regelen en inzien in hun dossier. Dat ze daarvoor de AFAS Pocket app kunnen gebruiken helpt daarbij. Daardoor kunnen ze bijvoorbeeld makkelijker declaraties indienen en verlof regelen.’
De doorontwikkeling van het systeem is bij de gemeente Zeist in volle gang. Het is zoals Liane het zegt: ‘De implementatie is de basis, de grootste winst zit in wat je daarna realiseert. Wij hebben de luxe dat we een AFAS-expert kunnen inhuren die ons helpt bij verdere ontwikkeling. We zijn ook blij met de openbare wensenlijst van AFAS. Dan zie je waar andere organisaties tegenaan lopen. Dat kan ons ook op ideeën brengen. Een ding is zeker: het systeem is nooit af, dat blijft in ontwikkeling. Maar we hebben, na een flinke leercurve doorgemaakt te hebben tijdens de implementatie, nu wel een mooi fundament staan.’
Zeist is een plaats en gemeente in het midden van de provincie Utrecht. De gemeente telt 66.612 inwoners (31 januari 2023, bron: CBS). De gemeente Zeist ligt in het bosrijke gebied van de Utrechtse Heuvelrug en heeft daardoor buiten de woonkernen een overwegend ‘groen’ karakter. Naast de hoofdplaats Zeist telt de gemeente vier dorpen: Austerlitz, Bosch en Duin, Den Dolder en Huis ter Heide. Vanwege het kasteel Slot Zeist wordt Zeist wel Slotstad genoemd.
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. Er wordt gewerkt op basis van drie kernwaarden: vertrouwen, kracht en nabijheid. Er werken meer dan 400 mensen. Daarnaast werken zo’n 100 medewerkers via detachering in het Sociaal Domein (Centrum Jeugd en Gezin en Sociaal Team). Ook de gemeenteraadsleden, de buitengewoon raadsleden, de trouwambtenaren, diverse commissies en de rekenkamerleden worden geregistreerd in AFAS. Hiermee komt het totale aantal op ruim 725 registraties.
Automatiseer net als Gemeente Zeist en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |