Met de overstap naar de ERP-software van AFAS nam het St. Antonius Ziekenhuis, Utrecht/Nieuwegein afscheid van veel inefficiëntie en handmatige activiteiten. Bovendien
gaat daardoor de inhoudelijke kwaliteit van de zorg omhoog. “Met een goed gekozen inrichting in AFAS kun je de kosten laag houden en tegelijk maximale patiëntwaarde creëren.”
Zorg & Welzijn
7000 medewerkers
Nieuwegein
25-09-2009
ERP
Interview met:
Erwin Lute (Manager Financiën en Informatievoorziening)
Erwin Lute is werkzaam als manager Financiën en Informatievoorziening bij het St. Antonius Ziekenhuis. Volgens eigen zeggen is hij al ongeveer zijn hele werkzame leven met procesinrichting en ERP-systemen bezig. Lute heeft zijn expertise, verworven in de industrie, al eerder ingezet voor het optimaliseren van het ER-platform van verschillende grote ziekenhuizen. Die ervaringen hebben hem gesterkt in de overtuiging dat ziekenhuizen hun euro’s zo effectief mogelijk moeten uitgeven om maximaal zorg te leveren. “Het is zo ongeveer mijn levensmotto geworden”, aldus Lute. Dat hij de overgang naar een nieuw ERP-systeem bij het St. Antonius in goede banen mocht leiden, is volgens hem geen toeval. “Ik ben steeds meer gaan inzien dat het mijn persoonlijke ambitie is om ook een maatschappelijke bijdrage te leveren. Waar kan dat nou beter dan in een ziekenhuis?”
Het St. Antonius moest kort na de indiensttreding van Lute in juni 2020 op zoek naar een nieuwe bedrijfssoftware. De leverancier van het toenmalige ERP-systeem bouwde de ondersteuning namelijk af. Als marktleider in de sector was AFAS van meet af aan in beeld om het St. Antonius te automatiseren, ook omdat het ziekenhuis al een tevreden gebruiker was van de HR-software van AFAS. Toch heeft het St. Antonius ook naar andere systemen gekeken. “We wilden onze medewerkers meenemen in het maken van een transparante keuze”, legt Lute uit. “Bij zo’n ingrijpende verandering weet je van tevoren dat je met weerstand te maken krijgt – ik heb dat zelf vaak genoeg gezien. Draagvlak voor de uiteindelijke keuze is daarom cruciaal. Om die reden hebben medewerkers onder andere meegekeken naar demo’s en op die manier een goed beeld gekregen van de gebruiksvriendelijkheid van de ERP-oplossing van AFAS.
In de praktijk blijkt die positieve ervaring van een kleine groep medewerkers nu breed te worden gedragen in de organisatie.
Lute: “Onze mensen werken met plezier met de software van AFAS. Vooral het feit dat alle benodigde werkinformatie beschikbaar is via één portal maakt gebruikers blij”.
Bij de aanschaf van een nieuw ERP-systeem woog de Total Cost of Ownership voor het St.
Antonius zwaar mee. “Voor sommige systemen betaal je soms de hoofdprijs”, meent Lute.
“Qua kosten en baten is AFAS op dit moment een voor de hand liggende keuze. Onze inzet is erop gericht om zoveel mogelijk functionaliteit van het pakket te benutten. Ik denk zelfs dat
wij in Nederland de organisatie zijn die het meest uitgebreid met de software van AFAS is
ingericht.” Die uitbreiding reikt zelfs tot buiten de muren van het St. Antonius, naar de
ziekenhuizen die net als het St. Antonius deel uitmaken van Santeon, een
samenwerkingsverband van zeven Nederlandse topklinische ziekenhuizen. Lute: “We
spannen ons in om onze processen onderling te valideren en te synchroniseren. Daar is
trouwens inmiddels ook al een ziekenhuis van buiten Santeon bij betrokken. Want als wij
andere ziekenhuizen kunnen helpen doen we dat graag”, aldus Lute die een groot
voorstander is van verdere harmonisatie in de ziekenhuiswereld met het doel de kosten van
de zorg te verlagen. “Denk aan het opzetten van inkoopcombinaties of het ontwikkelen van
shared service centres."
Lute noemt het implementatieproces ‘een grandioos succes’. “Wat ik het allermooiste vond
was dat onze push als kernteam naar de medewerkers op een gegeven moment omsloeg in
een pull uit de organisatie. De medewerkers trokken ons de implementatie als het ware uit
handen door heel duidelijk eigenaarschap te laten zien. Wat ons trouwens ook hielp in het
implementatieproces was de sterke betrokkenheid op bestuursniveau. Daarnaast hielden
externe audits om de voortgang van het proces te bewaken ons scherp.”
Op grond van zijn ervaring merkt Lute op dat hij niet de indruk wil wekken dat het
implementatieproces voor andere ziekenhuizen een makkelijk traject is omdat het St.
Antonius en AFAS al het voorwerk al voor hun rekening hebben genomen. Hij zegt daarover:
“Voor een succesvolle implementatie is het noodzakelijk om kundige mensen uit de markt te
halen die over de processen heen kunnen kijken. Ze moeten in staat zijn om medewerkers
van de ziekenhuisorganisatie daarin mee te nemen om ook daadwerkelijk in procesketens te
kunnen gaan werken. Ziekenhuizen zijn zelden al zo georganiseerd. Succes is dus te verdelen
in één derde AFAS, één derde implementatieteam en één derde organisatie.” AFAS werkt
voor een aantal zaken met onderaannemers. De gezamenlijke aansturing van die
onderaannemers door AFAS en het implementatieteam is volgens Lute in de praktijk soms
behoorlijk complex. “Daar is weleens een stevig gesprek voor nodig.”
Toen na ruim een jaar voorbereiding uiteindelijk in de zomer van 2021 de knop omging met
de ingebruikname van het nieuwe systeem, was dat wel ‘een juichmoment’ volgens Lute.
“Het markeerde een vrijwel vlekkeloos verlopen conversie, een prestatie op zich.”
Veel energie heeft het St. Antonius gestoken in het online trainen van medewerkers in de
nieuwe processen en het gebruik van de software. Daarvoor is samen met AFAS een enorme
batterij online (want corona) leermiddelen opgetuigd afgestemd op onze procesketens en de
verschillende doelgroep segmenten, zoals intensieve gebruikers en managers, in totaal zo’n
duizend medewerkers. Lute: “Mijn filosofie is dat als onze mensen de applicatie waarmee ze
werken goed begrijpen, dit een productiviteitswinst van twee tot drie procent kan
opleveren. Op zevenduizend medewerkers is dat best significant.” Het functioneel beheer van de AFAS-software is belegd bij een team van in totaal acht applicatiebeheerders. Hoewel ze volgens Lute heel veel zelfstandig kunnen oplossen, beschikken ze over een eigen budget om indien nodig aanvullende externe ondersteuning in te huren
Naar de mening van Lute is kostenbeheersing cruciaal om meer en effectievere zorg te kunnen leveren.
Lute: “Met een fijnmazige inrichting in AFAS kun je op de kosten laag houden en tegelijk maximale patiëntwaarde creëren.”
Waarde gedreven zorg noemen we dat hier. De software stelt ons in staat om zorghandelingen en kosten te matchen. Je kunt de kosten natuurlijk ook relateren aan facturen, maar wij kiezen ervoor om de kosten te koppelen aan het gebruiksmoment. Hierdoor is het mogelijk om de supply chain voor operatiekamers optimaal in te richten.” In deze vorm van vraaggestuurd bestellen speelt de samenwerking tussen de ERP-software en het Elektronische Patiënten Dossier (Epic) van het ziekenhuis een centrale rol. In wezen gaat het om een vrij simpel principe. Alle materialen en hulpmiddelen die eenmalig worden gebruikt tijdens een operatie worden gescand en direct uit de voorraad genomen. Als het nodig is zorgt het systeem voor aanvulling van de voorraad door automatisch bestellingen te plaatsen. “Het voorraadbeheer is hierdoor naar een hoger niveau getild”, stelt Lute. “De expiratiedatum van beperkt houdbare middelen is beter in beeld en daardoor is er minder
verspilling.” Dergelijke registraties leveren ook ziekenhuis overstijgende voordelen op. Zo helpt de nieuwe registratie bijvoorbeeld ook in geval van een terugroepactie vanuit het landelijk
implantatenregister. We kunnen dan snel betreffende patiënten in kaart brengen en informeren en zo eventuele risico’s op complicaties verlagen
Lute beschouwt de relatie met AFAS als een volwaardig partnership. “We werken intensief samen om het ERP-systeem verder te ontwikkelen en ik hoop dat AFAS die handschoen blijft oppakken. Ik heb daar overigens wel vertrouwen in, want ze hebben me wat dat aangaat nog niet teleurgesteld.”
Lute: “Ik durf de stelling aan dat de inspanningen van AFAS bijdragen aan het realiseren van zorginhoudelijke verbeteringen.”
Volgens Lute heeft zijn organisatie met de overstap naar de ERP-software van AFAS een effectiviteitswinst van minimaal tien procent behaald, die het St. Antonius vertaalt in kwaliteit van zorg. “Als ik eerlijk ben moet ik er wel bij zeggen dat in de oude situatie veel inefficiëntie was ingeslopen. Door ook handmatige activiteiten te automatiseren, kon de crediteurenadministratie bijvoorbeeld krimpen van twaalf naar vier mensen.” Welke andere verbeteringen realiseerde het St. Antonius nog meer? Lute: “Onze processen
zijn nu juist, tijdig, volledig en geborgd ingericht. Daarnaast draagt de implementatie van AFAS bij aan het organiseren aantoonbaar doelmatige zorg, wat belangrijk is om de zorg betaalbaar te houden. En dankzij het feit dat onze datakwaliteit veel hoger is dan vroeger het geval was, levert dat
ook betere informatie op waarop gestuurd kan worden. Betere informatievoorziening maakt zorginhoudelijke veranderingen mogelijk. Waar het ziekenhuis voorheen de focus legde op afzonderlijke specialismen, maken wij nu de transitie naar een aandoeningsgerichte benadering. Dat is een fundamentele verandering.”
Voor de toekomst voorziet Lute een situatie dat het facturenverkeer met grote leveranciers en andere zorgaanbieders gaat verdwijnen. “Volgens mij kunnen we naar een constante afstemming van ons betalingsverkeer met de inzet van Electronic Data Interchange. Het daarvoor benodigde framework is al in de maak.”
Gelukkig blijft er in het St. Antonius nog wel wat te wensen over. Door tekorten aan medicatie in de coronaperiode is de migratie van de ziekenhuisapotheek nog niet in gang gezet. Andere punten waar nu aan wordt gewerkt zijn digitaal ondertekenen, CRM en contractmanagement. “Het gaat stapje voor stapje”, aldus Lute die op de langere termijn ook actief aan de slag wil met robotisering (RPA) en kunstmatige intelligentie (AI). “Daarmee kunnen we de inhoudelijke kwaliteit van de zorg nog verder vergroten. Persoonlijk word ik daar heel gelukkig van.”
Opgericht in 1910 is het St. Antonius Ziekenhuis in een periode van ruim een eeuw
uitgegroeid tot een topklasse medische organisatie. Naast de algemene zorg is de instelling
gespecialiseerd in hart-, vaat-, long- en kankerzorg. De zorg in het ziekenhuis wordt
gekenmerkt door een intensieve en open samenwerking met patiënten, die zelf de regie
kunnen nemen over de kwaliteit van hun leven. Omdat het St. Antonius Ziekenhuis continu
streeft naar kwaliteitsverbetering zijn naast patiëntenzorg ook opleiding en onderzoek
belangrijke pijlers van de instelling. Vrijwel alle specialismen (35) zijn vertegenwoordigd in
het ziekenhuis, dat zorg biedt op meerdere locaties in de regio Utrecht. Er werken in totaal
ongeveer zevenduizend mensen.
Automatiseer net als het St. Antonius Ziekenhuis en ruim 12.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |